En Colombia, la e-Factura se remonta al 1995, cuando se equiparó como documento de venta a la factura en papel.
En 2013 la DIAN comenzó a trabajar en un proyecto de masificación de la factura electrónica, inspirado en el modelo de países como Chile, Brasil o México, con el objetivo de facilitar la interoperabilidad entre los contribuyentes y reducir la evasión de impuestos. En 2015 se inició un proceso de masificación implantando para algunos emisores su uso obligatorio, , regulado por el Decreto 2242 de 2015. La DIAN puso en marcha en 2016 un proyecto piloto para detectar posibles mejoras en el modelo de facturación. Se aspira a que este modelo se encuentre extendido en todo el territorio en 2019.
EDICOM está habilitado por la DIAN como emisor electrónico de facturas y también como Proveedor de Servicios Tecnológicos.
Obligatoriedad
De acuerdo a la reforma tributaria (Ley 1819 de 2016) - Articulo 308, Parágrafo 3, Parágrafo transitorio segundo: “Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1º de enero de 2019 en los términos que establezca el reglamento. Durante las vigencias fiscales del 2017 y 2018 los contribuyentes obligados por las autoridades tributarias para expedir factura electrónica serán seleccionados bajo un criterio sectorial conforme al alto riesgo de evasión identificado en el mismo y del menor esfuerzo para su implementación.”
Trámites administrativos requeridos
Los contribuyentes deben darse de alta ante la DIAN como facturadores electrónicos. Los proveedores también deben certificarse como proveedores de factura electrónica. En el momento de certificarse como proveedores, se asigna un identificador de software único. A partir de ese identificador, se tiene que generar el "código de seguridad del software”, que tiene que viajar obligatoriamente en la factura.Firma Electrónica
La firma electrónica se genera a partir de un certificado digital expedido por una autoridad de certificación homologada por la ONAC.Formato de impresión
Se debe facilitar una representación gráfica de la factura electrónica para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico, con elementos gráficos como los códigos QR.Formato
El formato estándar usado es el XML, que usa el UBL V2 (Universal Business Language) definido por la DIAN.Control fiscal
Se debe hacer uso de un sistema de numeración consecutiva, que se tendrá que solicitar a la DIAN tras ser autorizado como emisor de facturas electrónica. La DIAN otorga los rangos y la clave de contenido técnico de control, necesarios para generar el Código Único de Factura Electrónica (CUFE). Este código permite identificar a la factura de forma unívoca y además asegurar la integridad. El CUFE va encriptado mediante un algoritmo SHA1 y está formado por datos concatenados de la factura + la clave técnica.
Almacenamiento
El almacenamiento del documento original electrónico es obligatorio para emisores y receptores durante el tiempo que establece el estatuto tributario.Condiciones de Expedición e Interoperabilidad de la Factura Electrónica y su Usabilidad
Qué es la Factura Electrónica
Documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.Características de la Factura Electrónica.
Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
. Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
. Cumplir requisitos del 617 ET y discriminar el impuesto al consumo cuando sea del caso.
. Incluir firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
. Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE
Modelo de operación de la Factura Electrónica
El modelo de facturación adoptado a través del Decreto 2242 de 2015 busca masificar el uso de la factura electrónica en Colombia a través de facilitar la interoperabilidad entre quienes facturan electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio. Para facilitar la interoperabilidad se cuentan con los siguientes elementos:
Un formato estándar de generación de la factura en XML, formato que para su construcción utiliza el estándar UBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente. Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas emitidas; estos formatos XML igualmente son obligatorios.
La firma electrónica y/o digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
Disponer de una representación gráfica de la factura electrónica para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico, con elementos gráficos como los códigos QR.
La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los actores participantes en el modelo de factura electrónica.
El modelo contempla que quienes deseen pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente y también le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación y un aumento de su productividad.
Cómo se pueden generar la Factura Electrónica?
A través de sistema de facturación del contribuyente o contratando los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2242 de 2015.
Actores de la Factura Electrónica:
- Facturador Electrónico
- Adquirente
- Proveedor Tecnológico
¿Quiénes facturarán electrónicamente?
- Los obligados a facturar seleccionados por la DIAN, mediante resolución de carácter general.
- Quienes opten voluntariamente por facturar electrónicamente.
Documentos que pueden ser emitidos electrónicamente:
Respecto de lo regulado por el Decreto 2242 de 2015 como mínimo lo siguiente:
- Facturas
- Notas Crédito
- Notas Débito
- Acuse de recibo
NORMATIVA
Concepto Factura Electrónica Requisitos Autorización Proveedor Tecnológico Patrimonio Líquido
Resolución 0055 del 14 de julio de 2016
Resolución No. 000019 del 24 de Febrero de 2016
Decreto 2242 del 24 de Noviembre de 2015
- El artículo 26 de la Ley 962 de 2005 la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad tecnológica.
- El Artículo 616-1 del Estatuto Tributario-la factura electrónica es equivalente a la factura de venta.
- Artículo 511, 615 del Estatuto Tributario-obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente.
- Artículo 617 Requisitos de la factura para efectos tributarios.
- Artículo 618 La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes.
- Artículo 684-2 La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores.
BENEFICIOS Y VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRONICA
-Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos
- Hace eficiente la gestión documental
- Cuidado y protección del medio ambiente
- Consulta en línea.
- Facilidad en las transacciones
- Facilita la trazabilidad y seguridad de operaciones
- Mejora la gestión de cobro
- Ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.
- Mejora la relación cliente/Proveedor
Plazos para Facturar Electrónicamente
Para quienes seleccione la DIAN:
- De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10° del Decreto 2242 de 2015 las resoluciones de la DIAN que fijen los seleccionados obligados a facturar electrónicamente entrarán en vigencia en un plazo no inferior a tres (3) meses después de su publicación en el Diario oficial, lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica.
Para quienes opten voluntariamente por habilitarse a facturar electrónicamente:
- Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, dispondrá de 3 meses para realizar las pruebas de habilitación en el servicio dispuesto por la DIAN. Luego de superarlas satisfactoriamente deberá iniciar a facturar dentro de los tres meses luego de notificada la resolución que le establece la obligación.
REQUISITOS PARA PARTICIPAR DE LA FACTURACION ELECTRONICA
Requisitos para participar Factura Electrónica
Para participar en el modelo de Factura electrónica el interesado debe pertenecer a uno de estos grupos: Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica, las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten voluntariamente por expedir factura electrónica y personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir procedimiento habilitación previsto en el artículo 10 del Decreto2242 de 2015.
Qué es la habilitación?
Es el procedimiento establecido por la DIAN a través del cual los sujetos seleccionados por la DIAN para facturar electrónicamente o que optaron voluntariamente por ello, realizan entre otras, las pruebas tecnológicas tendientes a demostrar que el software que han dispuesto para facturar electrónicamente, cumple con las condiciones técnicas de expedición (generación -entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo.
En qué consiste la Autorización?
Es el evento en el sistema de Facturación Electrónica, que le otorga a los participantes denominados Proveedores tecnológicos, autorización para ofrecer sus servicios a los obligados a facturar y a los adquirentes, que así lo decidan. Para poder obtener esta autorización un Proveedor tecnológico deberá entre otros requisitos, surtir el procedimiento de habilitación.