Aquel contribuyente sea persona física o jurídica y que realice como actividad habitual la compra venta de Inmuebles, en concordancia con la Ley Nro. 1183/85 del Código Civil
deberán realizar su registro como sujeto obligado en la SEPRELAD.
Las inmobiliarias, deben implementar medidas administrativas y de control a través de políticas y procedimientos con el objeto de prevenir el lavado de Dinero o Bienes. Estos deben contener Manuales de políticas y procedimientos internos, actualizados y disponibles para los funcionarios de la inmobiliaria y la SEPRELAD.
Personas que Ocupen altos cargos en las Inmobiliarias , no deberán presentar ninguna inhabilidad previstas en el Código Civil a modo de ejemplo aquellas juzgadas y condenadas penalmente no podrán ejercer actividades en carácter de propietarios, representantes legales, presidentes, directores, o síndicos.
Designación del Oficial de Cumplimiento
En las empresas unipersonales las funciones de oficial de cumplimiento generalmente recae en el Propietario, en caso de empresas, denominadas sociedades o personas jurídicas, deberán nombrar a un funcionario de nivel jerárquico superior.
La designación del oficial de cumplimiento deberá ser comunicado por escrito a la SEPRELAD, dentro de los 15 días hábiles posteriores a la designación, acompañando copia del acta de reunión , firmado por la máxima autoridad constituida y curriculum vitae. Los cambios de designación de igual manera deberán ser comunicados dentro de los 3 días hábiles, acompañando los mismos requisitos solicitados en la primera designación.
Funciones del Oficial de Cumplimiento
El oficial de cumplimiento actúa de enlace entre la SEPRELAD y la inmobiliaria, además de otras funciones tales como:
- Revisar e implementar procedimientos operativos
- Mantener actualizado el Manual de prevención de la Inmobiliaria
- Formular e implementar mecanismos de monitoreo, para evitar que la inmobiliaria sea utilizado como canal para el lavado de dinero.
- Recopilar, analizar y remitir los reportes de operaciones sospechosas (ROS)
- Verificar procedimientos para detectar antecedentes personales, laborales y patrimoniales de los funcionarios que trabajan en la Inmobiliaria.
- Coordinar el desarrollo de programas de capacitación a funcionarios, empleados, en materia de prevención de lavado de dinero.
La Debida Diligencia en la mitigación del Riesgo
Son todos aquellos procedimientos, que en concordancia a lo que establecen los manuales de prevención son implementados, para prevenir o mitigar el riesgo de lavado de dinero, algunos aspectos a considerar son:
- Identificación del Cliente, llevaran un registro de los clientes y sus mandantes desde el inicio de la relación comercial y deberá contener como mínimo los siguientes datos:
- Personas Físicas
- Copia autenticada Registro Único del contribuyente R.U.C., si es contribuyente.
- Nombre y apellido completo
- Cedula de identidad civil, en el caso de personas físicas no residentes, en el país y que provengan del MERCOSUR y Chile, será su cedula de identidad. Para todas las demás personas, será su pasaporte.
- Dirección Completa ( calle, numero, barrio ciudad, país)
- En el caso de extranjeros se solicitara además el certificado de admisión permanente.
- Actividad principal a la que se dedica
- Datos del Cónyuge,
- Cualquier otro documento que la institución lo determine según sus políticas vigentes.
- Personas Jurídicas
- Copia autenticada Registro Único del contribuyente R.U.C.
- Copia autenticada de la escritura de constitución de la sociedad y sus sucesivas modificaciones.
- Razón Social
- Dirección Completa ( calle, numero, barrio ciudad, país)
- Actividad principal a la que se dedica
- Copia autenticada de Acta de la última Asamblea
- Copia autenticada del Acta del Directorio por la cual se aprueba la compra venta del inmueble.
- Detalle Actualizado de sus socios y/ o Accionistas
- Detalle Actualizado de los representantes legales
- Copia autenticada de los poderes especiales otorgados para realizar cualquier tipo de operaciones.
- Sistema de Registro de Transacciones
- Las inmobiliarias implementaran un sistema informático que permita el registro de todos los datos relativos a cada transacción, este sistema debe emitir señales de alerta, para prevenir el lavado de dinero.
- El monto de las transacciones sean igual o mayor a USs. 10.000 o su equivalente en otra moneda, deberá ser registrado por la inmobiliaria conteniendo los siguientes datos:
- Nombre, Dirección y numero de cedula de identidad civil de la persona que realiza la transacción.
- Fecha de transacción;
- Valor de la transacción:
- Condición de Venta
- Forma de pago
- Tipo de instrumento de pago y moneda
- Descripción del inmueble
- Copia autenticada de certificado de condición de dominio
- Descripción de la ubicación
- Copia autenticada de la constancia de inscripción del registro de inmuebles división de propiedad.
- Datos personales del beneficiario de la transacción, si se efectúa de acuerdo a mandatos o poderes.
- Reporte de transacciones
- Las Inmobiliarias están obligadas a realizar un reporte de operaciones sospechosas a la SEPRELAD, de cualquier hecho u operación con independencia de su cuantía efectuada o no. Y que puedan constituirse en serios indicios o sospechas de que estén relacionados con el delito de Lavado de Dinero, son consideradas sospechosas las siguientes :
- Que sean complejas, inusuales, importantes o que no responda a los patrones habituales
- Por su naturaleza o volumen no correspondan a operaciones activas o pasivas de los clientes.
- Pagos anticipados o imprevistos del capital e intereses
- La utilización de instrumentos monetarios de uso internacional y cuando no sea proporcional con la actividad económica del cliente.
- La ejecución de múltiples operaciones realizadas por el cliente en un mismo día o en un plazo máximo de 30 días.
- Cuando pretenden evitar el cumplimiento de los requisitos de información requerida, o no provean la información solicitada.
- Cuando se induce al funcionario de la inmobiliaria que no conserve en archivo el reporte de alguna.
- Ninguna Inmobiliaria, sus propietarios, presidente, directores, gerentes o sindico, empleados, funcionarios y cualquier represente autorizados, podrán notificar a la persona o personas involucradas, que han sido reportadas sus operaciones, ni divulgar el contenido de las mismas.
- Las Inmobiliarias están obligadas a realizar un reporte de operaciones sospechosas a la SEPRELAD, de cualquier hecho u operación con independencia de su cuantía efectuada o no. Y que puedan constituirse en serios indicios o sospechas de que estén relacionados con el delito de Lavado de Dinero, son consideradas sospechosas las siguientes :
- Personas Físicas
Auditoria Interna
La inmobiliaria deberá diseñar e implementar, programas de auditorías internas de cumplimiento, a fin de verificar la razonabilidad de las políticas y procedimientos como ejemplo:
- Señales de Alerta
- Detección y reportes de los sistemas de prevención
- La Debida Diligencia en los procedimiento
- Verificar la presentación del reporte de operaciones sospechosas ( ROS)
La auditoría interna deberá preparar un informe y presentarlo por escrito a la SEPRELAD a los 10 (diez), posteriores al cierre de cada semestre del ejercicio auditado.
Auditoria Externa
En concordancia a lo establecido por la Ley Nro. 2421/04 los auditores externos, deberán examinar anualmente los programas de prevención de lavado de dinero y cumplimiento como ejemplo:
- Evaluar los informes semestrales de la auditoria interna, presentados a la SEPRELAD
- Verificar la implementación y seguimientos de las recomendaciones de los informes de auditoría interna.
- Evaluar la estructura de Riesgos en materia de prevención de lavado de dinero
- Verificar la presentación de los diferentes reportes del oficial de cumplimiento
El Auditor Externo, deberá tener un entrenamiento y especialización en materia de prevención de lavado de dinero y estar registrado en la SEPRELAD.
El informe a ser presentado debe ser por escrito a la SEPRELAD, a los 60 dias del cierre del ejercicio auditado, con el objeto de comprobar su eficacia y cumplimiento de a acuerdo a la normativa legal vigente.
Fuente Res.264/07 Y 266/07 SEPRELAD